Teamarbeit trotz Home Office

Teamarbeit trotz Home Office

Eike Eilks, Interim Manager, Berater und Coach

Anmerkungen aus aktuellem Anlass

In großen Unternehmen egal ob in der Industrie, im Mittelstand oder in der Verwaltung war die Nutzung von Arbeit im Homeoffice bis Anfang dieses Jahres zwar eine bekannte und durchaus auch genutzte Option, aber meist eine temporäre Ausnahme für einzelne.

Längerfristig oder ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten war abseits von „New Work“- Initiativen und im Bereich der Freelancer eine mehr als ungewöhnliche Variante.

Das Auftreten von Corona, die darauf folgenden präventiven Reaktionen und die offiziellen Aufforderungen zwingen nun viele Unternehmen sich mit diesem Thema zu beschäftigen und die Entscheidungen zu treffen diese Option zu forcieren.

 

Echte Teamarbeit

Echte Teamarbeit zeichnet sich aus durch Aspekte wie Vertrauen, gegenseitige Verantwortungsübernahme und -einforderung, einem gemeinsamen Ziel und Ergebnisorientierung. Echte Teamarbeit wird inzwischen in den meisten Unternehmen als das wesentliche Mittel verstanden, um eine hohe Produktivität und Effizienz zu erreichen. Essentiell für echte Teamarbeit ist gute Kommunikation.

Daher bevorzuge ich für die Arbeit im Team eine Kommunikation Vis-a-vis. Warum sollte ich auch auf die vielen Kanäle nonverbaler Kommunikation verzichten?

Nur zwingt uns die Realität aber mehr und mehr zur Arbeit in verteilten Teams. Zum einen folgt dieses aus der immer stärkeren Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmen sowie über weltweit verteilte Standorte hinweg infolge von Globalisierung, Digitalisierung und Flexibilisierung. Heute gehören verteilte Teams längst zur Arbeitswelt. Wir beschäftigen uns also schon länger mit dem Thema.

Neu ist jedoch, dass Unternehmen durch disruptive Ereignisse plötzlich Rahmenbedingungen, wie die Derzeitigen, vorfinden und ad hoc gezwungen werden, ein Zusammenkommen der Mitarbeiter an einem Ort zu vermeiden. Funktionierende Teamarbeit erhält damit jedoch ein eher höheres Gewicht, auch wenn diese Teamarbeit nicht mehr am gleichen Ort stattfindet. Damit wird die Kommunikation aber eingeschränkt.

Wenn Kommunikation aber die Essenz der Teamarbeit ist, müssen wir darüber sprechen, deren Qualität zu erhalten.

Unsere Möglichkeiten

Zum Glück haben sich die uns zur Verfügung stehenden Medien seit Anfang der 70ziger Jahre stark weiterentwickelt.  Neben der inzwischen Allgegenwärtigkeit des Telefons verfügen wir heute über Postaustausch in Echtzeit via E-Mail, über Chat-Systeme und durch Messenger. Telefonkonferenzen in beliebigen Gruppengrößen mit und ohne Videoübertragung sind aktuell jederzeit verfügbar und benötigen von Seiten der Technik keine Vorbereitungszeit mehr.

Jeder Mitarbeiter kann also durchgehend von seinem Home-Office-Arbeitsplatz seinen gesamten Arbeitstag an seinem virtuellen Arbeitsplatz online in seinem Team verbringen. Die Voraussetzungen scheinen also gegeben.

Wo sind die Probleme?

In Situationen wie der Aktuellen, in dem der Wechsel vom Büro in das Homeoffice oft in kürzester Zeit und unerwartet erfolgt, ist zu klären, wie die Voraussetzungen wirklich aussehen.

  • Die technischen Voraussetzungen verursachen eher weniger Probleme. Ein Internetzugang mit ausreichender Bandbreite ist (meist) gegeben.
  • Anders sieht es mit einem geeigneten Arbeitsplatz aus. Sind ein ausreichender Schreibtisch und ein vernünftiger Stuhl vorhanden? Bislang war der Mitarbeiter ja täglich im Büro, hatte also eigentlich keinen Bedarf für einen solche Infrastruktur.
  • Stehen ein guter Bildschirm und eine Tastatur zur Verfügung? Auf Dauer ist die Arbeit am Laptop anstrengend und ergonomisch wenig sinnvoll.
  • Wie sieht es aus mit Drucker, Plotter und Scanner? Sind private Geräte aus Gründen der IT-Sicherheitsrichtlinien an den betrieblichen Laptop anbindbar?
  • Und nicht zuletzt: Home-Office bedeutet im privaten Umfeld zu arbeiten. Wie aber sieht die Nutzung des privaten Umfeldes im Laufe des Tages aus? Ist der Lebenspartner zeitgleich in das Homeoffice geschickt worden? Existieren dann auch zwei Arbeitsplätze?
  • Leben Kinder im Haus, bzw. in der Wohnung, die derzeit weder Schule noch KiTa besuchen dürfen?
  • Die Grenzen zwischen dem privaten und dem beruflichen Umfeld, die bisher klar und sauber waren, verschwimmen: Wer betreut die Kinder, wenn Besprechungen anstehen? Aus dem Hintergrund rufen offene Aufgaben des Haushaltes. Tätigkeiten, die bisher der Betrieb übernommen hat, wie die Zubereitung eines Mittagessens durch die Kantine und der damit der verbundene tägliche Einkauf müssen in den Arbeitstag integriert werden.

Den Teamgedanken erhalten

Anderseits fehlt aber nun der kleine Austausch mit den Kollegen in der Kaffeeecke oder auf dem Gang. Im Sinne des Projektes vielleicht irrelevant, betriebswirtschaftlich vielleicht sogar kontraproduktiv, schafft der kleine Austausch über private Themen Vertrauen und Nähe, eine wesentliche Voraussetzung für gute Teams.

Ein paar Tipps für die Arbeit im virtuellen Team vom Home-Office aus:

  • Häufig mal zum Äußersten greifen und direkt miteinander reden. Nutzen Sie Telefon oder Skype, um sich auszutauschen, anstatt Mail- oder Chat-Tennis zu spielen.
  • Nutzen Sie eine gemeinsame Chat-Plattform. Diese sorgt für weiteren Austausch zwischen Kollegen. Um eine Unübersichtlichkeit zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, nicht alles in einem zentralen Chat geschrieben wird, sondern auch temporäre Chaträume für separate Themen genutzt werden.
  • Etablieren Sie aber auch einen „Coffee-Corner-Chat“. Im “CCC” kann jeder über alles reden. Ein kleiner Plausch während der Arbeit ist wichtig – im Büro tut man es schließlich auch. Seien es Erlebnisse vom Wochenende, Meinungen zum letzten Bundes- oder Regionalligaspiel vom Samstag oder zum Tatort vom Sonntag. In diesem Austausch wird man als Person wahrgenommen und wertgeschätzt. Das kann jederzeit auch per Telefon passieren. Auch Events, wie Geburtstage, das Vorstellen neuer Kollegen und die Bekanntgabe von Erfolgen dürfen nicht vergessen werden.
  • Videokonferenzen erzeugen gemeinsame Erlebnisse, die ein Team zusammen zu halten können. Nutzen Sie diese technische Möglichkeit also eher öfter. Notwendige Regeln, wie sich kurz zu fassen und dass nicht alle gleichzeitig sprechen, sind natürlich einzuhalten.  

Der Tag im Home-Office

Auch die Arbeit im Homeoffice läuft nicht nach der Methode ab, dass der Arbeitstag 24 Stunden hat und notfalls noch die Nacht genutzt werden kann.

Es ist sinnvoll den Tag im Homeoffice mit einer Routine zu beginnen und zu beenden. Dazwischen sind bewusst Pausen einzuplanen und über den Tag auch einzuhalten. Diese Pausen sind gegenüber den anderen Teammitgliedern zu kommunizieren und gehören gegenseitig respektiert.

Neben echten Pausen, die jeder braucht und in denen nicht gearbeitet wird, macht es auch Sinn längere mediale Pausen einzulegen, um auch ein bis zweimal am Tag ungestört Dinge konzentriert zu bearbeiten und abzuschließen.

Klingt einfach und simpel und der eine oder andere wird den Inhalt dieses Beitrages sogar für überflüssig halten.

Es ist der Versuch die Normalität der bisherigen lokalen Zusammenarbeit in die Zusammenarbeit auf Distanz zu transportieren. In Zeiten aufkommender Panik wird aber der Fokus oft ausschließlich auf die eigentliche Arbeit und das dazu notwendige gelegt, nicht aber auf die Rahmenbedingungen jenseits der Technik, die wir brauchen, um als Team agieren zu können, damit wir uns weiterhin statt nur als Arbeit erbringende Objekte als soziale Menschen in einem sozialen System empfinden. Einen solchen Rahmen finden wir im täglichen Miteinander im Büro vor und wir nutzen ihn. Diesen gilt es nachzubilden.

Mit diesen Anregungen verbessern sich die Chancen, dass funktionierende Teams auch über längere Phasen im Home-Office eine effiziente Bearbeitung der anstehenden Aufgaben aufrecht erhalten können und so weiterhin als Team agieren.

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