Meetingeritis vorbeugen

Meetingeritis vorbeugen

Eike Eilks, Interim Manager, Berater und Coach

Meetingeritis

Eine ernsthafte, in der Geschäftswelt sehr verbreitete Erkrankung

Besprechungen und Konferenzen, neudeutsch Meetings, sind elementarer Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Hier tauschen Kollegen Informationen aus, treffen Vereinbarungen, fassen Beschlüsse und kommen damit ihren geschäftlichen Zielen näher. Dennoch gibt es häufig Klagen über die vielen langen und langweiligen Meetings. Diese werden als Zeitverschwendung empfunden, die Teilnahme erfolgt aus Pflichtbewusstsein und ist hinterlegt mit dem vermeintlichen Bewusstsein, die Zeit anders besser nutzen zu können.

Das muss nicht sein! Es ist möglich Meetingeritis wirksam vorzubeugen!!

Meetingeritis ist vermeidbar und heilbar

Symptome

Meetingeristis weist eine Vielzahl von Symptomen auf. Diese sind unter anderen:
  • Endlose Beitrage zu Themen, die nahezu jedem Teilnehmer bereits bekannt sind
  • Lange immer weiter ausufernde Diskussionen, ohne das Entscheidungen getroffen werden.
  • Teilnahmslosigkeit einzelner Teilnehmer, deren Anzahl im Laufe des Meetings steigt
  • Konzentrationspronbleme, sowie Verständigungsprobleme trotz gemeinsamer Sprache
  • mehrmalige Wiederholung bereits ausgesprochener Inhalte und Argumente
  • das Einhalten des Zeitplanes ist die Ausnahme
  • Intensives Arbeiten einzelner auf Laptop, Tablett oder Smartphone zu offensichtlich anderen Themen
  • u.v.a.
Meetingeritis verursacht dabei nicht unerhebliche direkte Kosten (Eine Aufrechnung). Diese werden jedoch nur selten erfasst.
Meetingeritis wirkt aber leider auch nach. Sie wirkt hochgradig demotivierend und verursacht so Folgekosten in Form von reduzierter Effizienz.
 

Ein paar Präventionsregeln verhindern die Erkrankung und reduzieren deren Symptome. Sie verhindern, dass nutzbringende Events zu von Besprechungsnarkolepsie dominierten Versammlungen degenerieren.

Inhalte

Zunächst sollten Sie, wenn Sie zu einer Besprechung einladen, wissen, was Sie mit der Zusammenkunft erreichen wollen. Geben Sie also jedem Meeting einen Titel.

Bereiten Sie eine Tagesordnung vor aus der hervorgeht, welche Ziele erreicht werden sollen. Begrenzen Sie die Anzahl der TOP auf drei, maximal auf fünf Themen. Die Aufmerksamkeit und das Engagement nehmen im Laufe des Meetings immer weiter ab. Damit sind bezüglich der späteren Themen kaum gute Ergebnisse zu erreichen.

Verteilen Sie die Tagesordnung vorab an die Teilnehmer, so dass diese sich vorbereiten können.

Teilnehmer

Laden sie zu dem Meeting nur Teilnehmer ein, die den Willen haben, eine Lösung zu entwickeln und die über Kompetenzen oder Kenntnisse verfügen, die hilfreich sind. Dazu gehört auch, dass mindestens ein Teilnehmer befugt ist, zu entscheiden.

Es hat sich gezeigt, dass die Kreativität einer solchen Gruppe mit der Diversität der Funktionen steigt (In der agilen Welt spricht man von crossfunktionalen Teams). Achten Sie dabei auch auf die Teilnehmerzahl: Diese liegt idealerweise zwischen 5 und 8 Teilnehmern und sollte 10 Teilnehmer keinesfalls überschreiten. Dafür spricht auch der Kostenaspekt.

Zeit und Ort

Wenn Sie ein Meeting einberufen, achten Sie darauf, dass Sie ausreichend Zeit haben, es vorzubereiten. Oft ist es besser das Thema in einer kleinen Anzahl von Einzelgesprächen oder in einigen wenigen Emails zu behandeln.

Die Zeit aller Teilnehmer ist ohnehin knapp. Berücksichtigen Sie dieses, insbesondere dann, wenn Sie aus einer Vorgesetztenposition einladen.

Aus dem verantwortungsbewussten Umgang mit der Zeit der Teilnehmer ergibt sich auch die Notwendigkeit pünktlich zu beginnen. Verspätete Teilnehmer sind gegenüber der verfügbaren Arbeitszeit der pünktlichen Kollegen rücksichtslos. Wartet man auf diese, so ermuntert man Sie und andere, es mit der Zeit nicht so genau zu nehmen.

Es gilt: Wer nicht anwesend ist, akzepiert die in seiner Abwesenheit getroffenen Entscheidungen.

Wählen Sie die richtige Umgebung. Dazu gehört die Größe des Besprechungsraums und das Vorhandensein der benötigten Technik.

Ablauf

Geben Sie zu jedem Tagesordnungspunkt eine kurze Einführung, damit jeder Teilnehmer die Ziele und gewünschten Ergebnisse des Meetings versteht.
 

Sollen Lösungen für ein Problem entwickelt werden, ist es hilfreich und wichtig, dass die Definition des Problems durch die Teilnehmer im Meeting erfolgt und so aus Wahrnehmungen etwas Konkretes wird. Hierdurch wird ein gemeinsamer Ausgangspunkt schaffen.

Behalten Sie die Tagesordnung im Blick und moderieren Sie die Diskussion, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer beim Thema bleiben und die Diskussion nicht ausufert.

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zum Meeting beitragen und wichtige Aspekte und Ergebnisse werden auf einem Flipchart oder einem Whiteboard festgehalten werden.

Begrenzen Sie die Diskussion auf die geplante Zeit. Verhindern Sie, das ein Thema die Zeitfenster der anderen Themen kanibalisiert.

Entscheidungen werden nur in Ausnahmefällen in ein späteres Meeting vertragt.  Der Regelfall sollte ein Konsens unter der Mehrheit der Teilnehmer sein. Ist jedoch eine Lösung nicht herbeizuführen, so wird das Thema entweder

  • auf zwei bis drei Teilnehmer delegiert, die im Nachgang eine Lösung erabeiten, die dann bindend ist. (Die Argumente “Pro” und “Contra” sind ja nun bereits bekannt.)
  • oder man ermittelt in Form einer “basisdemokratischen” Abfrage ein Meinungsbild, das zwar nicht bindend ist, dem Verantwortlichen aber einen Anhaltspunkt für eine Entscheidung bietet.

Fassen Sie am Schluss jedes Themas noch einmal die Ergebnisse, Erkenntnisse und Entscheidungen zusammen und dokumentieren Sie diese.

Optimierung

Bitten Sie zu Schluss des Meetings die Teilnehmer um Feedback zum Ablauf des Meetings. Was war gut, wo können wir etwas verbessern?

Und stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse dieser Ebene in das nächste Meeting von Beginn an einfliessen

Und jetzt ?

Soweit der Rahmen als Präventionsprogramm. Dieser macht das Meeting effektiv und minimiert den Leim der Langeweile. Er ist das Pflichtprogramm.

Um Meetings jedoch zu einem inspirierenden Event zu machen ist mehr erforderlich. Dazu werde ich das Thema in Kürze in einem separaten Beitrag aus einem anderen Blickwinkel betrachten und dieses an dieser Stelle veröffentlichen. Dann sprechen wir über die Kür, mit der wir das Potential der Kreativität heben wollen.

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